Per Aarsleff
– etablerer projektportal på GetOrganized til SharePoint
Baggrund
Per Aarsleff A/S udfører generelle infrastrukurprojekter i Danmark og udlandet og
er specialister i fundering og renovering af kloakker, rør mv. Håndtering af dokumentation
igennem projektforløbet lige fra tilbudsfasen, over udførelsen af projektet, til
aflevering og til garanti perioden omfatter en del dokumentation og kommunikation,
som udgør en vigtig del i forhold til en effektiv projektafvikling.
Udfordring
Per Aarsleff A/S ønskede at styrke det procesmæssige flow og håndtering af dokumentation
igennem hele projektforløbet. Som et første trin ville man fokusere på overdragelse
af viden fra tilbudsfasen inden projektet opstartes, så baggrund og tilbuddets forudsætninger
medtages og er tilgængeligt igennem afviklingen af projektet. At gøre denne dokumentation
tilgængelig for hele projektforløbet, var en afgørende succesparameter ift. den
fremtidige optimering af virksomhedens processer. Viden eksisterede i forskellige
systemer fordelt på flere Notes baserede databaser, Outlook indbakker og netværksdrev
og var derfor spredt, utilgængeligt og stærkt personafhængigt ift. den videre vidensoverdragelse
og genbrug.
Løsning
Med GetOrganized for SharePoint har Per Aarsleff A/S etableret en projekt portal,
som med otte sammenkædede "organiseringer" tilvejebringer et projekt, som er inddelt
i sekventielle faser:
prækvalifikation > udbud > licitation og kontrakt > overdragelse > projekt start
> udførelse > aflevering > garanti. Dokumentation som hidrører et projekt og en
given fase placeres i det givne "fase-rum", samtidig med at brugerne har mulighed
for at kigge på tværs over de otte sammenkædede faser i projektet.
Per Aarsleff A/S holder styr på dokumenter, emails, tekniske tegninger og opgaver
på tværs af hele projektet og kan adgangsstyre de enkelte faser så medarbejderne
kun kan bidrage til de faser, hvor de er involveret. Løsningen er bygget på standard
GetOrganized funktionalitet suppleret med nogle specielt tilpassede funktioner,
som hjælper med (teknisk) administration af projekterne samt specielle projekt oversigter.
Per Aarsleff A/S har været en væsentlig bidragsyder til at præge fremtidig GetOrganized
standard funktionalitet og kigger nu fremad mod en fase II, hvor yderligere funktionalitet
skal hjælpe med rapportering og anvendelsen af information i de senere projekt faser.