VESTAS

ECM platform

Hvordan reducerer man custom udvikling på sin SharePoint platform og bliver i stand til at levere forretningsapplikationer til en krævende forretning? GetOrganized sætter Vestas i stand til at understøtte forretningens behov for dokumentcentriske workflow løsninger.

Udfordring:

Vestas har som andre store internationale organisationer et stort behov for at understøtte kerneprocesser og afdelinger med IT systemer. Vestas har adskillige platforme - herunder SharePoint, hvor man ønskede en hurtigere evne og mulighed for at kunne etablere løsninger på platformen og servicere forretningen med applikationsunderstøttelse og søgte derfor et rammesystem, som var fleksibelt og kunne rumme et utal af anvendelser. Man ønskede endvidere struktur omkring den måde hvorpå man behandler og arbejder med dokumenter - så man kunne komme væk fra fildrev og mangel på overblik.

Løsning:

Vestas valgte GetOrganized efter at have gennemført et PoC forløb som beviste, at der hurtigt kunne leveres løsninger i Vestas SharePoint setup og at GetOrganized's tekniske håndtering af SharePoint var i overensstemmelse med deres enterprise arkitektur.

Konkret etablerede Vestas' SharePoint afdeling og Netcompany i fællesskab en GoAPP til Vestas' sourcing afdeling så der kunne skabes rammebetingelser for, hvordan Vestas decentralt forstår indkøb af ydelser ud fra regler og kontraktrammer opsat centralt. Således blev sourcing afdelingen i større grad i stand til at følge med i decentrale anskaffelser og indgå i godkendelsesforløb ift. de standard betingelser som man skal bruge i sit udgangspunkt. For at bevise integrationsmulighederne etablerede man integration til SAP via Business Connectivity Services så Vendor data kunne anvendes på sourcing sager og der blev skabt et entydigt billede af de kontrakt rammer der er gældende for de forskellige leverandører.

Efterfølgende har Vestas etableret fem andre GoAPPs herunder blandt andet:

  • GoAPP: "Legal" til deres juridiske afdeling som har afløst et advokatsystem
  • GoAPP: "Statutory Filing" til deres compliance afdeling som fører tilsyn med rettidig indsendelse af myndighedsdokumentation for alle Vestas' datterselskaber over hele verden
  • GoAPP: "Vestas Online Collaboration Workspaces" hvor interne brugere lægger materiale som eksterne kunder kan tilgå via en SAP Portal
  • GoAPP: "Investment Governance Projects" hvor Vestas co-development projekter håndteres, dokumenteres og rapporteres til topledelsen
  • GoAPP: "Sales SharePoint" til deres salgsafdeling til håndtering af alle salgsprojekter

Resultat

Vestas er nu selv i stand til at opbygge yderligere GoAPPs med produktet og er blevet bedre i stand til at kunne honorere forretningens behov for dokument centriske sagsbehandlingssystemer som anvendes i den administrative del af Vestas. Endvidere udvikler Vestas selv specialiserede komponenter, som supplerer løsningen eller fokuserer sin indsats på integrationer mod back-end systemer som har brug for dokument håndtering.

Med GoAPP konceptet er der nu klare rammer for, hvordan et nyt forretningsområde skal understøttes og forretningen kan styres ift. at bevæge sig indenfor standard rammer og funktionalitet så der fokuseres på konfiguration og sammensætning af løsningen - og kun i særlige tilfælde udvikles custom funktionalitet til at rumme forretningsspecifikke features.

“
I Vestas har vi et bredt behov for ECM systemer fra HR håndtering af medarbejdere til overblik over alle juridiske enheder til sagshåndtering af sager i vores juridiske afdeling. Når der opstår et nyt forretningsbehov til dokumentcentrisk sagshåndtering i SharePoint bringer vi GetOrganized i spil og opretter en ny forretningsapp. Forretningsbehovet opstår ofte pga. manglende compliance, sikkerhed eller fremfinding af oplysning i eksisterende løsninger. Vi konfigurerer selv vores apps og ruller ud i organisationen. På den måde løser vi hurtigt, effektivt og billigt forretningsbehovet
Jakob Ventzel, Senior Document Management & Collaboration Architect